Mucha gente prefiere espacios de trabajo caóticos, argumentando que dentro de ese caos fluye su creatividad. Mientras eso puede ser cierto, difícilmente funciona en un entorno empresarial donde por regla general se debe utilizar la herramienta adecuada para conseguir el resultado correcto. Este artículo aborda los beneficios de administrar los documentos de su negocio por medio de un sistema de gestión documental (DMS, por sus siglas en inglés).
Le pasa hasta a los mejores. Un documento se pierde, y se invierten horas buscándolo, sin resultados. Entonces, su colega, amigo o jefe, en tono condescendiente recomienda: “Deja de buscar, aparecerá cuando se le antoje”. Y generalmente tiene razón, en el momento que se detiene la búsqueda, casi cuando se ha olvidado que existe, se encuentra en el lugar menos esperado.
Ahora, esta situación puede ser hasta cierto grado cómica, cuando el documento en cuestión no es de vida o muerto o crítico para el negocio. ¿Qué pasa si es el documento que su equipo necesita para iniciar un proyecto con un cronograma crítico? ¿Qué pasa si es un documento que puede salvar a la empresa de una demanda? o ¿multas por incumplimiento de contrato?
En estas situaciones, un sistema de gestión documental (DMS) se vuelve absolutamente crítico.
¿Qué es exactamente un sistema de gestión documental?
La gestión de documentos debe acompañar los procesos y procedimientos que su organización utiliza en lo referente a captura, almacenamiento, resguardo y recuperación de la información generada diariamente, un proceso que puede ser simplificado por medio del uso de un sistema de gestión documental.
Un sistema de gestión documental hace fácil para el negocio combinar papeles y archivos digitales en un solo repositorio, por ejemplo, documentos físicos y tarjeta de negocio son escaneados y sus formatos digitales son importados. Formatos soportados pueden ir desde documentos de texto en Word, hojas de cálculo en Excel, presentaciones en PowerPoint, archivos PDF, etc.
Los componentes básicos de un software de gestión documental incluyen:
- Almacenamiento de documentos.
- Registro y retiro de documentos.
- Mecanismos para edición controlada.
- Seguridad y controles de acceso.
- Búsqueda y recuperación.
- Control de versiones.
- Indexado y clasificación.
- Rastros de auditoría.
- Anotaciones.
Es más que una oficina sin papeles.
Aparte de ser amigable con el medio ambiente y contribuir en la reducción de la contaminación, implementar un software de gestión documental en la nube viene con un conjunto de ventajas. A continuación se presentan siete de ellas:
1. Repositorio de archivos/documentos
Un sistema de gestión documental basado en la nube sirve como un repositorio central para todos los documentos importantes que posteriormente podrán ser accedidos, visualizados, modificados y compartidos con compañeros de trabajo. No más tiempo desperdiciado buscando frenéticamente pilas de carpetas para encontrar un solo documento.
2. Seguridad de los documentos
Cuando sus documentos no son administrados, la posibilidad de que información importante sea expuesta a personas equivocadas es considerable. Información sensible en manos equivocadas puede causar daños irreversibles al negocio. Un sistema de gestión documental permite resguardar de forma segura información confidencial del negocio a través de políticas de seguridad y controles de acceso basados en roles donde solo usuarios autorizados pueden ver ciertas carpetas y documentos.
En caso de desastres como inundaciones, un DMS basado en la nube asegura que la información crítica de su negocio se mantenga intacta y siempre disponible.
3. Acceso donde sea y cuando sea
Como el caso de soluciones de software basado en la nube, un DMS permite a los usuarios la posibilidad de acceder archivos y documentos donde sea y cuando sea, sin importar el dispositivo utilizado, lo que es particularmente útil cuando se colabora con miembros del equipo que viajan constantemente o trabajan de forma remota.
4. Integración con software de terceros
Integración con otras aplicaciones es una funcionalidad que elimina duplicidad en el ingreso de datos y permite que la información fluya entre diferentes plataformas. No solo ahorra tiempo y esfuerzo, también mantiene la integridad de los datos y reduce posibilidades de error. Algunos DMS incluso soportan integración con el correo electrónico, dando la posibilidad de enviar directamente archivos o documentos a colegas, clientes o proveedores.
5. Mejor organización
Contar con etiquetas, categorías y meta datos para clasificar archivos y documentos, facilita la organización, ubicación y recuperación para uso futuro. Una búsqueda utilizando las palabras clave adecuadas puede producir resultados en cuestión de segundos.
6. Eficiencia tiempo/costo
La eficiencia de los empleados ahorra tiempo. Y ya sea en los negocios o en la vida, tiempo ahorrado significa dinero ahorrado. Aunado a eso, se debe considerar el hecho de que mantener y administrar un sistema de gestión documental en la nube optimiza los costos de operación, ya que se reduce la inversión inicial en infraestructura y se adopta una política de pagar solo por los recursos utilizados.
7. Compartir archivos
Con un DMS, los usuarios pueden compartir y colaborar en archivos y documentos con compañeros de trabajo, sin importar su ubicación. Ellos controlan con quien quieren compartir documentos, y los archivos puede ser distribuidos con enlaces, publicados en Internet o enviados como archivos protegidos por contraseña a terceros. Con la funcionalidad de rastros de auditoría, se puede saber quien ha visto o modificado cada documento, algo crítico cuando suceden errores o ineficacias.
Si es de su interés, puede ver en detalle las características de nuestro DMS
